Inledning: Fysiska bibliotek och deras inverkan på kostnad och tid i drift.

I stora tillverkningsenheter finns det fysiska bibliotek där alla tekniska dokument (teknikritningar , användarmanual, specifikationer, QC-certifikat, inspektionsdokument, etc) lagras. Det finns också en vårdnadshavare för alla dessa ritningar som kallas bibliotekarier som också håller reda på dessa dokument. Han kommer att vara väl medveten om alla dokument som finns på biblioteket.

Vanligtvis är dessa dokument åtkomliga av underhålls-/teknik- eller driftavdelningarna under 4 eller 5 fall enligt nedan.

‍

När dessa avdelningspersoner får mer erfarenhet av att arbeta i samma anläggning minskar antalet gånger de hänvisar till dessa dokument.

Men har du någonsin tänkt på ett bibliotek utan en bibliotekarie? Ja, det blir en röra. Här är något för dig att tänka på. Tänk på en bibliotekarie som kommer att vara där i den organisationen i 30-40 år. Han/hon är väl medveten om de förändringar som sker i den enheten och var varje dokument lagras. Tänk om han går i pension och måste lämna över åtalet till nästa person? Jag är säker på att den nya personen inte kommer att kunna hitta dokumenten i tid vid tidpunkten för ett haveri.  

En annan bästa del är praktiskt taget att det inte kommer att finnas en bibliotekarie som tar hand om biblioteket i de flesta branscher. Vanligtvis kommer alla dessa dokument att finnas hos underhålls- eller ingenjörsavdelningen. Det kommer att vara oordnat; de kommer också att ta tid att hitta relevanta dokument vid nödtillfället. Det finns en potentiell inverkan på kostnad och tid när en verksamhet stoppas i en tillverkningsanläggning vilket ger ytterligare press för att klara den planerade produktionen.

Driftstopp i tillverkningen påverkar kostnader och tid, vilket anstränger planerad produktion

Låt oss nu se hur en Common Data Environment (CDE) kan vara till hjälp för underhålls-/teknik- och driftavdelningarna i en tillverkningsindustri.

Hur kan en CDE vara till hjälp för en projekt- eller tillgångsägare?

Från min tidigare erfarenhet är det inte en svår uppgift att sätta upp en projektbaserad CDE och är mycket lätt att sätta upp. Många CDE-lösningar finns tillgängliga på marknaden och deras representanter finns tillgängliga för att hjälpa dig att installera det. En grundlig analys krävs dock av projekt- eller tillgångsägaren för att ställa upp kraven för en CDE. Här är några frågor till dig.

1. Vad är visionen med att implementera en CDE eller vad är syftet med att implementera en CDE?
2. Vilka är problemen som du försöker lösa genom att implementera en CDE?
3. Planeras CDE endast för projektfasen eller utvidgas den till driftsfasen?
4. Vilka funktioner förväntas i en CDE?
5. Vad är din förståelse för CDE?

Det här är inte frågor som kan besvaras av en enda person helt enkelt. Det här är frågor som måste besvaras av tillgångsägaren efter diskussioner med flera personer inom organisationen eller med informationshanteringskonsulter som Desapex som förstår kundens krav genom skräddarsydda metoder och strävar efter att uppnå dem. Merparten av tiden kommer tillgångsägarna att ha en grundläggande uppfattning om vad en CDE är! Men inte på dess egenskaper eller dess förmåga och kapacitet i sin helhet.

Så det är de beslut som fattas av projekt- eller tillgångsägaren och informationshanteringsteamet som är nyckelaktörerna för att göra en CDE mer användbar. Tydligheten om resultatet av en CDE innan starten av dess installation kommer att tillföra mer värde till den. Varför eftersom effekten av att göra ändringar i ett projekt CDE i ett sent skede av projektet har en större inverkan på arbetsflödet.

‍

Att göra saker rätt i första hand har ett större värdetillskott på CDE

Hur ställer man in en CDE?

Att ställa in en gemensam datamiljö (CDE) har tre komponenter som nämns nedan. Vi kommer att gå igenom var och en för bättre förståelse.

1. Mappstruktur
2. Filnamnskonvention
3. Granska arbetsflöde

1. Mappstruktur

Den grundläggande mappstrukturen för en CDE nämns i ISO 19650- standarden. Projektmappen kommer att innehålla fyra mappar och de är Work In Progress(WIP), Shared, Published & Archive som visas nedan. Alla dokument relaterade till projektet kommer att behållas i någon av WIP & Shared mappar under projektet och flyttas vidare till den Publicerade mappen när de godkänts av klienten.

Mappstrukturen som ska följas inom dessa mappar måste definieras korrekt i början av CDE-installationen eftersom den inte har ett specifikt format. Detta kommer att vara projektspecifikt eller enligt informationshanteringsteamet.

2. Filnamnskonvention

Varje fil i ett projekt har ett unikt filnamn med ett specifikt format definierat före projektets start. Vanligtvis har organisationen en specifik namnkonvention som måste följas under de projekt som de genomför. Från själva filnamnet kommer man att förstå vad det representerar utan att öppna filen.

Statuskod och versionskod är också två viktiga aspekter när det kommer till namngivning av en fil i en CDE. Statuskoden representerar om en fil är ett pågående arbete eller för vilken information den filen kan användas medan versionskoden hjälper till att identifiera den senaste filen som ska övervägas med samma filnamn.

3. Granska arbetsflödet

Granskningsarbetsflödet beror på vilka dokument som ska granskas av vilka intressenter i projektet. Dessa intressenter kan granska/godkänna/förkasta/ge synpunkter på de inlämnade dokumenten. Detta granskningsarbetsflöde är beroende av mappstrukturen och filnamnkonventionen.

Att definiera dessa tre parametrar i början av en CDE-inställning är mycket viktigt eftersom effekten av att ändra den i ett senare skede är mycket stor eftersom de är sammanlänkade.

Definiera dessa tre parametrar tidigt i CDE-inställningen; att ändra dem senare kan få stora konsekvenser

Hur använder man CDE som ett digitalt bibliotek från projektets slut till slutet av tillgångens livscykel?

Genom att läsa tills nu hoppas jag att det är tydligt om vikten av att ha en CDE i ett projekt och hur man ställer in den. Nu ska vi se hur det kommer att hjälpa när vi går över till driftsfasen av en tillgång. Så nu är det klart att alla dokument relaterade till ett projekt kommer att finnas tillgängliga i CDE. Alla som läser detta är överens om att de viktigaste dokumenten är tekniska ritningar när det kommer till driftfasen. Eftersom ni alla är väl medvetna om inverkan av kostnader och tid när verksamheten upphör.

1. Underhållshantering:

Föreställ dig att ett haveri inträffar i tillverkningsanläggningen , omedelbart kommer telefonsamtalet från processavdelningen att gå till underhållsavdelningen . De kommer att gå till platsen och börja analysera problemet. Tänk nu på två scenarier där en person springer till biblioteket för att hämta ritningarna och den andra är tillgängligheten av ritningarna på fingertopparna. Vilken ger laget mindre mental press? Den andra.

Så i föregående avsnitt nämns det redan mappstrukturen där varje dokument är tillgängligt och filnamnkonventionen för att identifiera dokumenten. Men du kommer att tänka på att ha en dator för att göra denna operation. De flesta av CDE-lösningsleverantörerna har dock en fältapplikation som kan nås via mobiltelefonen eller surfplattorna. Detta sparar ganska mycket tid och håller det tekniska lugnet. Detta kan också användas i projektens genomförandetid. Detta kräver dock en utbildning när nya medarbetare ansluter sig till underhålls- eller projektteamet.

‍

2. Renoveringsledning:

När någon renovering sker i den befintliga anläggningen är alla dokument för den befintliga anläggningen tillgängliga i CDE. Det är enkelt att ta ut befintliga modeller eller ritningar för att skicka ut till entreprenören för att göra nödvändiga ändringar.

Men här är ett allmänt misstag som folk gör. Alla renoveringar är gjorda och godkända av tillsynsmyndigheterna. Men lyckas du hålla det centrala digitala biblioteket uppdaterat med den senaste informationen? Om så är fallet kommer detta återigen att bli en enda röra som ett fysiskt bibliotek utan en bibliotekarie.

Informationsledningsgruppen i organisationen ska se till att det centrala digitala biblioteket är uppdaterat i procent. Samma information i CDE kan betraktas som en referens till de kommande anläggningar som organisationen kommer att investera i.

3. Facility Management:

Facility management spelar en avgörande roll i driftsfasen av en tillgång. All denna information som är tillgänglig i CDE kan överföras till dem för implementering av den datoriserade underhållshanteringslösningen (CMMS) när som helst under dess drift. De kommer inte att be om ytterligare information om det finns en välskött CDE.

‍

4. Slutet på en tillgångs livscykel:

I slutet av en tillgångs livscykel räcker också informationen som finns tillgänglig i CDE för att förstå hur man demonterar varje maskin, där alla delar eller maskiner kan återanvändas eller återvinnas. Ytterligare modifieringar av alla maskiner kan göras för att möta dagens krav. När vi går framåt och när världen talar om hållbarhet har CDE också en viktig roll att spela.

Sättet du tänker på teknik som CDE driver dess applikationer

Kan en traditionellt förvaltad tillgång anta digitalisering halvvägs?

Ja, digitalisering kan hända tillverkningsanläggningar när som helst under deras livslängd. Detta erkänns av många anläggningar i världen som inte har uppdaterade ritningar av sin anläggning. Och det är också från deras erfarenhet av att förlora fysisk information på grund av katastrofer som brand, översvämning, etc.

Till en början satte de upp en CDE och sedan gör de skanningen med laserskannrar och utvecklar BIM-modellen med hjälp av tjänsteleverantörer som Desapex. All relevant och tillgänglig information matas in i modellen och lagras i CDE i början av deras digitala resa.

In today's world, digital adoption isn't optional — it's essential

Slutsats

Sammanfattningsvis, att upprätta ett centraliserat digitalt bibliotek kräver inget annat än ett säkert konto hos CDE, bestående av ett användarnamn och lösenord, vilket säkerställer både tillgänglighet och säkerhet.

Desapex välkomnar dig varmt att ge dig ut på digitaliseringens resa med oss. Låt oss börja tillsammans!

Se vårt webbseminarium om "Gemensam datamiljö och dess betydelse"

‍